עולם האירועים יכול להיות מרגש, מרענן ולהיראות מצוין, לא רק על הנייר. תוכנית טובה ויכולת הפקה גבוהה יובילו לבחירת לוקיישן מרשים, תפריט עשיר, מוזיקה טובה ומוטיב מרכזי שימשיך להדהד גם אחרי שכולם ילכו הביתה. ההבדל בין עוד אירוע לבין אחד בלתי נשכח הוא תוצאה של תשומת לב לכל הפרטים, מהגדולים ועד הקטנים ביותר.
כשאתם חושבים על הפקת אירועים, אתם רוצים למצוא חברה מקצועית אשר תלמד את הקהל שלכם, תחשוב על הנוחות, שתבנה את האווירה ותדאג לייצר רגעים מיוחדים שמעידים על ההשקעה. המשתתפים בוודאי ישימו לב לכל פרט וכדי להבין מהם המרכיבים שעושים את ההבדל, ניגשנו אל חברת פרוצ׳י הפקות המתמחה בהפקת אירועים (למידע באתר) והיא שיתפה אותנו בעקרונות שעומדים מאחורי אירוע מוצלח.
יצירת בסיס לחוויה
הדבר הראשון שיש לחשוב עליו בהפקת אירוע הוא הקונספט. כדאי שיהיה רעיון מרכזי אשר ילווה את האירוע ושיבוא לידי ביטוי בדרכים שונות, מהתפאורה ועד להזמנה. הקונספט עוזר ליצור את המסגרת וההחלטה עליו תתקבל לאחר ניתוח של קהל היעד, הבנה מה החברה מעוניינת להביע ומה המטרה הכללית. ישנו הבדל בין אירוע השקה ובין אירוע גיבוש ולכל אחד אפשר למצוא נושא מתאים ומפתיע.
כשישנו קו מנחה, אפשר להתחיל לקבל החלטות כשהראשונה היא הלוקיישן, שמהווה בסיס לכל החוויה. המקום בו יתקיים האירוע צריך להיראות מצוין במציאות (ולא רק בתמונות), הוא צריך ״לעבוד״ עבורכם, להתאים לאופי הקהל, למספר האנשים ולשדר את המסר הנכון. חשוב שתהיה חניה מסודרת וגישה נוחה גם לאנשים עם מוגבלות בתנועה.
לוקיישן טוב ייתן תחושה נעימה ומזמינה כבר מהרגע הראשון. הזרימה תהיה טבעית, האורחים יבינו בדיוק לאן הם אמורים ללכת ויהיה איזון מושלם בין תחושת מרחב למפגשים נינוחים. ״בחירת המקום היא הרבה מעבר לשלב טכני, היא מכתיבה את הטון כולו ולכן יש לשים לב לנראות, לנוחות ולחוויה הכללית״ אומרים בפרוצ׳י הפקות.
פעילות מרכזית
לאחר הלוקיישן יש להתחיל לתכנן את הפעילות המרכזית. אין זה משנה אם מדובר בהשקת שירות חדש של החברה, ערב גיבוש או אירוע מכירות גדול, בכל אלה יש ליצור אלמנט שיאגד את המשתתפים ויגרום להם להרגיש שהם חלק ממשהו גדול יותר. כאן חשוב מאד להתאים את התוכן לקהל ובו זמנית לשמור על הצרכים הפרקטיים.
הפעילות המרכזית צריכה להתבצע על ידי איש מקצוע ובתכנון האירוע יש לחשוב על הפרטים ש״תומכים״ בה. יש לוודא כי ישנו מרחב מתאים גם לפעילות וגם לאורחים להתקבץ, וכן שהמקום מציע מערכת הגברה איכותית שתאפשר לכולם לשמוע את מה שמתרחש ללא מאמץ.
יש לתכנן את האירוע מהרגע שהאנשים נכנסים למקום ועד שהם עוזבים כשהפעילות המרכזית תהיה רק חלק ממנו. כבר עם הכניסה יש לקבל את המוזמנים, לחלק תגים וחומר הסבר. בנוסף כדאי ליצור פינת צילום מושכת ולהוסיף אלמנטים שייצרו עניין כבר מהרגע הראשון.
לתת כבוד לכיבוד
הכיבוד יכול לשרת את האירוע והוא צריך לתת לאורחים תחושה שחשבו עליהם. היום אפשר לעשות זאת בקלות על ידי קבלת החלטות נכונות. ישנן חברות שמציעות קייטרינג כשר ברמה גבוהה עם אפשרות לבצע התאמות מיוחדות לאירוע.
בחשיבה על הכיבוד יש להתייחס לכולם, גם לאנשים עם רגישויות וגם לטבעונים. זה יכול להישמע כמשהו קטן אך הוא יכול לעשות הבדל גדול. ההמלצה היא ליצור אזור נפרד עבור אנשים עם רגישויות ולסמן את הכיבוד. אם מדובר בפינגר פוד, יש לכסות את האוכל ולספק כלים נפרדים כדי לא לסכן את המוזמנים.
זהו פרט שכשחושבים עליו הוא יוצר אפקט משמעותי, עבור אנשים עם רגישויות וגם עבור אנשים שלא רגישים אך מבינים שהמארגנים חשבו על כולם.
הפרטים הקטנים שנשארים בזיכרון
בסופו של דבר, אירוע הוא אוסף של פרטים, קטנים וגדולים ובימים שבהם סף הריגוש רק עולה, הנגיעות הקטנות הן אלו שעושות את ההבדל. ״זה מתחיל בקבלת הפנים שצריכה להרגיש נכון מהרגע הראשון, עם פינות ישיבה מעוצבות, תאורה מחמיאה ושילוט מוקפד.״
מה שקורה במהלך האירוע צריך להיות בלתי נשכח והסיום יכול לעזור בכך. צילום מגנטים, מתנה קטנה, קינוח ייחודי יכולים להפוך את האירוע לחוויה יחידה במינה. לסיכום אומרים בפרוצ׳י הפקות כי ״האפקט המרשים ביותר לא תמיד מגיע ממהלכים גדולים, אלא מהיכולת לחבר בין כל שכבות האירוע לחוויה אחת שלמה.״
