אולם לכנס – מה אנחנו צריכים לבדוק לפני ששוכרים אולם

אחת הדרכים הטובות ביותר לקדם ענף, תעשייה, עסק, מוצר, שירות, רעיון או כל דבר אחר, היא באמצעות עריכת כנס שקשור לתחום. במהלך הכנס נואמים אנשים שמסבירים את היתרונות שבדבר, אפשר להציג מומחים שידברו על כך, ניתן לייצר פאנלים בו משוחחים עם מספר אנשים בנושא, להציג מצגות וסרטונים ועוד.

היום, הרבה מאוד גורמים למדו כיצד להשתמש ברעיון של עריכת כנסים לקידום רעיונות, מוצרים ושירותים. כך נוהגים גופים וארגונים פוליטיים, כך נוהגים כלי תקשורת, מוסדות חינוך, מוסדות בריאות, חברות ותאגידים ועוד. אם עורכים כנס בצורה נכונה, אז גם מאגדים במקום אחד את כל המומחים הגדולים בנושא, גם מושכים קהל רב שיהיה נוכח בכנס ויאזין להם, ואם משווקים נכון, אזי שגם מושכים כלי תקשורת שיסקרו לקהל בבית, שאיננו הגיע לכנס.

השלב הראשון בתהליך הארגון, הוא חיפוש אולם לכנס. אחרי שנמצא את המקום המתאים עבורנו, אז אנחנו נוכל להתקדם הלאה לתכנון וארגון הכנס, מבחינת מועדים, לוח זמנים, הזמנת אורחים שינאמו בו, חלוקה למושבים, הזמנת הקהל הרחב, כלי תקשורת ועוד. אך לשם כך, כאמור, אנחנו צריכים שיהיה לנו אולם בו נוכל לערוך אותו.

 

מה צריך לבדוק לפני ששוכרים אולם לכנס?

באופן טבעי, כמו בהרבה מאוד מקרים אחרים, לפני ששוכרים אולם לכנס עלינו לאפיין את הצרכים והכוונות שלנו. כלומר, כמה אנשים אנחנו רוצים שיהיו נוכחים בכנס, באיזה סדר גודל של אירוע מדובר, מתי אנחנו מתכוונים לערוך אותו, אילו אלמנטים טכנולוגיים ואחרים אנחנו צריכים בשבילו, כמה ימים הוא אמור להיערך ועוד.

ככל שהאירוע גדול יותר, כך סביר להניח שנחפש אולם גדול ומרכזי, ייתכן מאוד שבמקרה כזה גם נחפש מתחם ולא בהכרח אולם אחד, בשביל שנוכל לאפשר למשתתפים בכנס באופן פעיל להתארגן בצורה נוחה, לנוח בין מפגשים ועוד, וכן נאפשר לכל מי שנוכח בכנס ליהנות מחדרים בהם יהיה אפשר לקיים פגישות, שיחות, להעביר עדכונים ודיווחים בצורה שקטה ושלווה למי שנמצא מחוץ לכנס ועוד.

בשורה התחתונה חשוב לזכור, חיפוש אחר אולם לכנס הוא לא דבר סטנדרטי, אלא אם מדובר בכנס מאוד קטן ומצומצם, הן מבחינת כמות הנוכחים והן מבחינת משך הזמן שהוא אמור להיערך. בכל מצב אחר, אנחנו צריכים לחפש מקום שיענה על כל הצרכים שלנו ושל המשתתפים בו בצורה רחבה.

 

למה חשוב לעשות אותו במקום מרכזי?

אחת הנקודות שאנחנו צריכים לקחת בחשבון בעת חיפוש אולם לכנס, היא המיקום בו הוא ממוקם. חשוב מאוד שהאולם ימוקם באזור מרכזי, נגיש, זמין, מקום מוכר. לא נרצה שהאורחים שאמורים לדבר בכנס או להגיע אליו כצופים, יצטרכו לנסוע אל מקום לא מוכר ולא מרכזי, שכן אז הם יוותרו על האופציה הזאת.

אנשים בוחרים הרבה פעמים להגיע לכנסים, לא רק בגלל התוכן המוצג בהם אלא גם בגלל המיקום והאפשרויות שהוא טומן. לכן חשוב לשים לב ולהקפיד על בחירת אולם במקום מרכזי, נגיש ונוח.

שתפו פוסט זה

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב email

ליצירת קשר מוזמנים להשאיר פרטים

אירוע
בלוג

למה כדאי ללמוד צילום אירועים לפני שמתחילים לעבוד בזה כמקצוע?

צילום אירועים בולט כתחום מרתק ותובעני בעולם הצילום הרחב. בשונה מסוגים אחרים, הוא לוכד רגעים חיים ורגשות, מה שהופך אותו לבלתי צפוי ומרגש כאחד. מהות צילום האירועים טמונה ביכולתו להקפיא רגעים בלתי נשכחים, מחגיגות גדולות ועד למפגשים אינטימיים, ומציעה מזכרת מוחשית לאירועים. זה דורש לא רק יכולות טכניות אלא גם עין חדה לפרטים, רפלקסים מהירים ויכולת לצפות רגעים לפני שהם מתרחשים. השילוב הייחודי הזה של מיומנויות מבדיל את צילום האירועים, מה שהופך את הלימוד והשליטה בניואנסים שלו לחיוניים עבור אלו השואפים להיכנס למקצוע זה.

אירוע לתינוק
בלוג

ברית מילה – למה עדיף לערוך אירוע באולם ולא בבית

שנם זוגות רבים הבוחרים לערוך ברית מילה לתינוק שזה עתה נולד, בבית שלהם או בבית של הוריהם. הם מעדיפים אופציה זאת על פני אפשרות לערוך את האירוע באולם או גן אירועים שכור, מתוך מחשבה שזה יהיה הרבה יותר נוח עבורם. בפרט אם הם בוחרים לערוך אירוע קטן ואינטימי בהשתתפות בני משפחה קרובים, סבא וסבתא, הורים, אחים ואחיות.

הפקת אירועים
בלוג

הפקת אירועים – 5 טעויות שרבים מבצעים וכיצד לתקן אותן!

אחת הטעויות הנפוצות ביותר בהפקת אירועים היא אי קביעת יעדים ברורים לאירוע. ללא יעדים ברורים, זה מאתגר למדוד את הצלחת האירוע או לקבוע אם הוא השיג את מטרתו. לפני תכנון אירוע כלשהו, הקדישו את הזמן כדי להגדיר יעדים ספציפיים ניתנים למדידה שמתיישרים עם אסטרטגיית האירועים הכוללת שלכם.